Teknik Penyusunan Proposal Kegiatan


Media Penyuluhan Perikanan - Menulis proposal kegiatan berarti mengajukan permohonan sumberdaya (termasuk pendanaan) kepada pihak tertentu yang dianggap potensial, lalu mereka akan bertanya mengapa ? Hal ini membawa kita pada konsep filantropi usaha di mana penyandang dana, seperti kapitalis ventura, akan menanyakan apa arti dan nilai dari apa yang Anda usulkan dan apa kemampuan Anda untuk mewujudkannya ? Dengan kata lain, Anda meminta seseorang untuk berinvestasi ke dalam ide Anda.

Dengan demikian, sebuah proposal merupakan suatu kontrak dan jika Anda dapat melihat proposal sebagai suatu kontrak, maka penulisannya akan menjadi lebih sederhana. Selain itu, proses evaluasi akan lebih sederhana. Dengan kata lain, pernyataan sebuah kontrak dituangkan dalam kalimat yang jelas.

Sumber pendanaan kegiatan akan mengajukan dua pertanyaan: apa latar belakang Anda untuk melakukan kegiatan ini dan apa saja kebutuhan untuk melaksanakan kegiatan ini?

Pada dasarnya proposal harus mencakup hal-hal berikut:
•    Ide apa yang anda usulkan
•    Mengapa Anda ingin melakukannya
•    Siapa yang akan melakukannya dan apa latar belakang mereka
•    Apa yang Anda butuhkan

Dalam menanggapi keempat pertanyaan tersebut, pemohon harus sepenuhnya menggambarkan usaha, metode yang akan digunakan, dan tujuannya. Harus ada deskripsi kegiatan yang lengkap.

Strategi Penulisan Proposal

Pertama, luangkan waktu untuk membiasakan dengan berbagai macam kosakata.

Kedua, perlu diingat bahwa penerima proposal akan membaca dan menilai beberapa semua proposal yang masuk. Sebuah proposal yang menang adalah yang menonjol dari semua proposal yang masuk (jelas, tepat, dan menarik). Hindari pertanyaan retoris dan kalimat rumit, gaya Anda harus segar dan kalimat Anda sederhana dan mudah diakses. Proposal proyek biasanya pendek, sehingga Anda tidak memiliki ruang untuk menguraikan lebih banyak.

Ketiga, selalu gunakan kata kerja - ini akan memberikan gagasan bahwa Anda dan proyek Anda diatur untuk mencapai hasil dan tidak hanya untuk mencerminkan tentang isu-isu. Hindari ketidakjelasan dan harus tepat. Proposal Anda harus menyampaikan ide-ide konkret dan jalan untuk mencapai hasil yang nyata. Misalnya, jangan menulis, "sekelompok orang akan mendapatkan keuntungan dari" tapi tulislah "10 peserta akan dilatih untuk melakukan ..." ini dan itu. Jadilah realistis, sebuah proposal yang sukses bukan suatu usulan yang besar untuk mengubah dunia justru merupakan sebuah proyek yang tujuannya harus ditetapkan dalam set jangka waktu tertentu.

Keempat, jadikan proposal anda menarik. Jangan over dalam menggunakan data statistik dan angka. Hal ini secara konsisten akan memungkinkan donor untuk memahami keterlibatan Anda dengan masyarakat setempat. Masukkan contoh-contoh konkret masalah apa yang anda ingin pecahkan.
Setelah proposal Anda selesai, biarkan selama beberapa hari dan kemudian periksa kembali proposal anda. Dengan demikian kesalahan penulisan akan dengan mudah anda temukan dan anda dapat segera memperbaikinya. Dan ingat, jika Anda menulis dalam bahasa lain, maka diperlukan seorang ahli dalam bahasa itu untuk membantu anda.

Tips – Tips dalam Penyusunan Proposal


Sebuah proposal yang besar dapat menjadi penentu dalam memenangkan proyek, sementara yang buruk dapat menyebabkan Anda kehilangan proyek. Tips-tips dalam penyusunan proposal adalah sebagai berikut :

  1. Kreatif dan positiflah, tidak berorientasi pada masalah; apa ide Anda?
  2. Realistisah, tidak menjanjikan perubahan global dari usaha Anda.
  3. Faktual dan spesifik, jangan berbicara secara  general atau memakai istilah emosional. Perlihatkan bahwa anda mampu membuktikan semua pernyataan yang ditulis.
  4. Menyajikan proposal untuk sesuatu yang spesifik, jangan mengirimkan daftar belanja, karena ini mempengaruhi penyandang dana untuk menentukan prioritas bagi Anda, dan jangan mengirimkan buku tebal dengan permintaan kepada pemberi dana untuk "ikut terlibat” dalam kegiatan anda
  5. Buat ringkasan yang singkat tetapi kuat. Pengambil keputusan memulai dengan fokus pada ringkasan eksekutif (executive summary). Saat menulis executive summary, asumsikan bahwa pembaca tidak tahu apa-apa tentang proyek yang diusulkan.
  6. Keluarkan semua ide-ide Anda. Anda mungkin takut mengungkapkan ide-ide Anda tentang bagaimana untuk memecahkan masalah Anda akan lebih sukses jika Anda tidak menimbun ide-ide Anda. Gunakan ide – ide anda untuk menunjukkan kepada klien bahwa tim Anda melakukan pendekatan masalah dengan cara yang kreatif dan inovatif.
  7. Ukuran tidak menjadi masalah. Buat proposal  Anda sesingkat mungkin namun jelas, pikirkan kualitas, bukan kuantitas.
  8. Akuratlah. Jika Anda menggunakan data untuk mendukung beberapa aspek dalam proposal Anda, double-cek dan triple-cek informasi tersebut. Sangat mudah bagi fakta untuk disalahpahami dan disalahgunakan dalam proposal.
  9. Fokus pada detail. Perhatikan kesalahan ketik dan pastikan bahwa orang yang tepat menerima proposal tepat waktu.
  10. Perlakukan penyandang dana dengan hormat dan menghormati diri sendiri, jangan merendahkan diri, jangan mengatakan, "Jika Anda tidak mendanai kami, kami akan……….."
  11. Hormati apa yang Anda minta, jangan mengatakan, "Ini hanya sejumlah kecil" atau "Saya hanya perlu..."
  12. Berikan rincian tentang siapa yang akan melakukan apa. Berikan bukti kemampuan Anda untuk melakukan kegiatan tersebut, pengalaman masa lalu, jangan berasumsi.
  13. Jika Anda melakukan sesuatu yang baru atau anda tidak memiliki pengalaman sebelumnya, berikan beberapa bukti mengapa penyandang dana harus memiliki keyakinan bahwa Anda bisa melakukannya
  14. Gunakan bahasa untuk orang awam, tidak ada singkatan, inisial, jargon atau kata kerja yang diubah menjadi kata benda.
  15. Selesaikan segera. Biarkan proposal anda selama sehari setelah anda menyelesaikan draft akhir, dan kemudian baca ulang sepenuhnya sebelum mengirimnya ke klien. Anda cenderung akan mendapatkan beberapa ide baru dan Anda mungkin menemukan kesalahan yang Anda tidak lihat sebelumnya.
  16. Kirimkan proposal yang sudah jadi, jangan kirimkan draf !
  17. Kirimkan proposal atas nama organisasi anda

Outline ProposalProposal Anda harus memberikan informasi kepada pemberi dana mengenai : Siapa Anda, Apa yang Anda inginkan, Bagaimana Anda akan melakukannya, dan Apa yang akan dibiayai.

Format sebuah proposal mencakup :
1.    Cover : Pastikan di dalam cover tercantum orang yang tepat yang dituju.
        Pernyataan singkat siapa Anda dan beberapa kalimat tentang proyek yang diusulkan.
        Berikan nama dan nomor telepon orang yang bisa dihubungi untuk informasi lebih lanjut.
2.    Surat pengantar/Kata pengantar
3.    Abstrak atau Executive Summary : Sebuah ringkasan yang jelas dan singkat dari proposal Anda.
4.    Daftar isi
5.    Pendahuluan  :
       a.    Latar belakang
       b.    Tujuan
               Katakan capaian yang Anda harapkan. Bersikaplah realistis. Membuat tujuan yang terukur.
               Penulisan tujuan mengacu pada prinsip SMART, yaitu : Spesifik, Measureable (terukur),
               Actionary (dapat dilaksanakan), Realistis, dan memiliki Time Frame (jangka waktu)
        c.    Ruang lingkup
6.    Metodologi :
       a.    Jelaskan bagaimana kegiatan itu akan dilaksanakan, tidak mengatakan atau menyiratkan
              bahwa hanya uang yang akan memecahkan masalah
       b.    Evaluasi : Metode apa yang akan digunakan untuk menganalisis hasil dan memperbaiki
              program Anda
7.    Susunan pelaksana
8.    Rencana Anggaran : terjemahkan metode/kegiatan yang akan dilakukan ke dalam rincian anggaran.
       Harus memadai dan jelas.
9.    Pernyataan kebutuhan :
       a.    Uraikan apa yang anda butuhkan dari si penerima proposal dan mengapa yang Anda usulkan
              itu perlu? Sertakan pula dokumen kebutuhan dengan statistik (jika memungkinkan).
       b.    Hanya meminta hal-hal yang Anda butuhkan, tidak termasuk barang-barang yang sudah
              Anda miliki, dan tidak meminta pendanaan retroaktif
10.    Penutup,
11.    Daftar pustaka, dan lampiran-lampiran

Sumber : Proposal Writing Kit – Tips & Techniques, PHILANTHROPIC VENTURES FOUNDATION
1222 Preservation Park Way. Oakland CA 94612

Comments